POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTODE DATOS

Petersons Global Services es una institución de formación y aprendizaje especializada en la enseñanza de lenguas extranjeras para personas naturales y soluciones lingüísticas para empresas. Por esta razón la recolección, almacenamiento y uso de datos personales de la información de sus empleados, clientes, contratistas y proveedores está prevista bajo los parámetros establecidos en la ley, y está orientada a que todas las personas puedan conocer, actualizar o rectificar el  contenido en las bases de datos .

Por medio del presente manual, y de conformidad a lo previsto en la ley 1581 del 17 de Octubre de 2012, y sus decretos reglamentarios Decretos Reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014, y demás normas aplicables y concordantes, Petersons Global Services SAS, adopta un Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos.

  1. IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA EMPRESA: PETERSONS GLOBAL SERVICES SAS., sociedad comercial identificada con NIT. No. 900493991-3, se constituye como una empresa colombiana, con el objeto social de prestar servicios de enseñanza de idiomas, servicios de traducción, interpretación y venta de material didáctico, y materiales a fines con los idiomas, y las demás actividades registradas en el Registro de Cámara de Comercio.

DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 74 # 15-80

Edificio Osaka – Interior: 2 – Oficina: 719

PÁGINA WEB: www.petersons.com.co

TELÉFONO: 3216776.

  1. MARCO LEGAL
  • Constitución Política, artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008
  • Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
  • Decreto 1074 de 2015
  • Decreto 1075 de 2016
  • Ley 1098 de 2006
  • Demás normas y jurisprudencia concordante.
  1. DEFINICIONES
  • Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato personal sensible: Son aquellos datos aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
  • Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
  1. PRINCIPIOS
  • PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.
  • PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.En lo correspondiente a la recolección de datos personales, la institución se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron recolectados o requeridos; la dirección académica, subdirección académica, las coordinaciones académicas, el departamento de calidad, oficinas administrativas, departamento de mercadeo y admisiones, la empresa de publicidad autorizada por la institución, etc…, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.
  • PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
  • PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
  • PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la INSTITUCIÓN, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: la INSTITUCIÓN está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÒN

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
  • Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  1. DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES

Sera responsabilidad de la institución hacer firmar la autorización previa al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes al tutor encargado de la potestad de este. Para el tratamiento de estos datos, se debe tener en cuenta que aunque la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que por su naturaleza son públicos, la Corte Constitucional precisó que independientemente de la naturaleza del dato, se puede realizar el tratamiento de éstos “siempre y cuando el fin que se persiga con dicho tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure sin excepción alguna el respeto a sus derechos prevalentes”. Para caso tal, serán utilizados únicamente para el seguimiento académico y registros estudiantiles del niño, niña o adolescente.

  1. DEBERES DE LA INSTITUCIÓN

PETERSONS GLOBAL SERVICES como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

  • Garantizar al titular del dato, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular del dato;
  • Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento;
  • Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares del dato en los términos y oportunidades establecidos en la ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular del dato sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares del dato.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será generada por PETERSONS GLOBAL SERVICES S.A.S  y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

  1. MEDIO Y MANIFESTACIÓN Y COMUNICACIÓN

La institución  en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.petersons.com.co y del link contáctanos  de la misma página.

  1. EVENTOS DE NO AUTORIZACIÒN MANEJO DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de la persona.

11. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

Petersons Global Services SAS se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 10. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.

  1. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 03 de marzo del 2018